マンション管理士の独り言・・・１３０５
「議事録」
総会や理事会が開催されたら、議事録を作成しなければなりません。
規約にもそのように規定されています。
日時・場所・参加者・打ち合わせた議案と承認されたかどうか・出された意見や質問、それに対する回答などを要領よくまとめて作成します。
一言一句漏らさず記載する必要はありませんが、要点はしっかりと押さえておくことが必要です。その会議で話し合われたことを記載するのですから発言がなかったことを記載してはいけません。
そして最後に議長（＝理事長）の他２名の会議出席が議事録署名人となって署名捺印を行い、保管します。
出来上がった議事録を、組合員全員へ配布する組合もあれば、掲示のみ行うところ、申し出があった場合にだけ閲覧させる組合などいろいろです。
組合員への閲覧方法は特に決まっていません。
議事録はとても大事なものです。大規模修繕工事の際に不足資金のため借りいれようとする際には、総会で借入先・期間・金利・返済口座などが記載された議案が話し合われ、承認されたという議事録が必要です。
また、理事長が交代し、通帳名義を新理事長へ変更する際にも、金融機関からは総会で新理事長が選任されたということが記載された議事録の提出を求められます。
管理費などの滞納者に対し訴訟を提起する際にも、その旨が記載された議事録が必要です。
こんなに重要な議事録ですが、いつまでに作成すればいいのかと言う作成期限は特に決められていません。
しかし、議事録署名人がその議事録の内容が間違っていない、と判断しなければならないので２週間くらいが限度ではないでしょうか。
２週間を超えちゃうと記憶があやふやになってしまいます。つぶやき主は遅くても１週間うちの作成を心がけています。
誰が議事録を作成するのかっていえば、規約では理事長となっています。
しかし実務的には管理会社フロントマンが議事録（案）を作成し、それを理事長の他２人の議事録署名人に回覧し署名捺印をいただくという作業になります。
自主管理マンションでは、理事長が作成するのでしょうが、委託管理マンションの場合、管理会社フロントマンが作成するのが当たり前です。
管理会社さんは議事録がどれくらい重要なのかを知っています。
知っているのに何時まで経っても議事録（案）を作成しない管理会社さんがあります。
遅くとも２週間が限度です。
前回理事会議事録を今回の理事会で承認してもらうって管理会社さんもお見掛けしますが、あまり褒められたものではありません。
きっと財務省でさえ議事録作成していないくらいだから、管理組合で議事録作成しなくていい、なんて思ったのでしょう。