マンション管理士の独り言・・・１３６９
「議事録閲覧」
理事会や総会が開催された後に議事録が作成されます。
この議事録を作成する人は管理規約で議長と規定されています。
多くの管理組合では総会や理事会の議長は、理事長が務めますので、換言すれば理事長が議事録を作成することとなります。
しかし、実務的にはその会議に参加していた管理会社フロントマンが（案）を作成し、理事長が確認したのち、議長とその会議に参加した他の組合員２名が議事録署名人として署名捺印して初めて議事録として出来上がります。
つぶやき主も頻繁に議事録（案）を作成しています。
議事録をいつまでに作成しなければならないかについて、規約では規定されていませんが遅くとも２週間以内には成文化したいものです。
成文化された議事録を組合員へ閲覧させる方法はそれぞれの管理組合で異なります。
外部所有者含め組合員全員へ写しを配布する丁寧な組合さんや、希望する組合員へのみ日時を定めて閲覧させる組合さん、更には組合のホームページに掲載して組合員なら誰でも閲覧できるという現代ならではのデジタル技術を採用している組合さんなんかもあります。
反対に組合員へは全く知らせることをしない管理組合さんもあります。
今後は、ホームページに掲載という手法になっていくものと思われます。
組合員全員が閲覧できるという手法では、全員が閲覧することによるトラブルが発生することも考えられます。
議事録は、意見者のご意見をその言葉通りに記載するものではありません。口語を文語に直して表現するものです。
（案）を作成する段階で、できるだけご意見者の意図を掴んだ表現や言葉に置き換えようとしますが、必ずしもそうならない事も起こりがちになります。
ご意見者から、“記載されている表現ではニュアンスが違う”“前の部分が抜け落ちていて、意見が切り取られている”“せっかく意見したのに議事録に記載がない”などのほか、反対に“議事録に記載されるとは思わなかった”“ここまで詳しく記載しなくていいのに”なども出されます。
これに輪をかけて最近では個人情報保護法の存在で、お名前など固有名詞などの取り扱いに注意を要します。
先ずは（案）を作成したフロントマンやつぶやき主に苦情が持ち込まれます。
まるで国語の試験の採点をされているかのように、単語の使い方が適切でない、文法的にオカシイ、などのご指摘を受けることさえあります。
更には議長や署名人に対して、“内容をきちんと確認せずメクラ番を押している”など非難する声が寄せられます。
怖くて議事録署名人になりたくない、って理事さんが増えてきています。
財務省のように捏造することはありませんので、少し暖かい目で見てあげてよ、って気持ちです。