「議案の出し方」
総会のシーズンです。理事会で提出議案を検討作成し、総会に提出し審議することになります。
議案を提出する際は、極力絞り込んで承認か不承認かを判断してもらうことになります。
賛成多数ならば承認で、過半数の賛成が得られなければ不承認となり、その議案は否決です。
どういう事かと言うと、例えば何かの工事を発注する際には、「A社に○○の金額で○○の内容で発注することについて」という議案になります。
これを、「A社とB社とC社のいずれと発注すべきかについて」なんていう議案にすると、議論が延々と続き、最終的に結論が出なかったという事態にもなりかねません。
しかし、「A社に○○の金額で○○の内容で発注することについて」という議案にするためには、その前提条件として理事会が総会から1社に絞ることについての承認を得ていなければなりません。
つまり、前の総会で、○○という工事を実施するが、工事業者の募集や選定作業は理事会に一任するという承諾を取り付けておく必要があります。
総会で理事会が１社に絞ることの承認を得ていますので、「A社に○○の金額で○○の内容で発注することについて」という議案を提出することができます。
そしてその工事費用に充てるために修繕積立金を取り崩すのであれば、修繕積立金の取り崩しに関しても総会で承認を得る必要があります。
あらゆることは総会の決議を経るということが基本です。
理事会や修繕委員会などの専門委員会には決定権はありません。
しかし、あらゆることについて総会の決議を経なければならないとすると総会ばっかりになってしまいます。
そこで、○○や△△については理事会に一任するという決議をあらかじめもらっておくという工夫が必要となるのです。
あまり、お勧めはしませんが、総会で大規模修繕工事の発注先やその内容、発注金額についても理事会に一任するという決議をもらっていれば、理事会で発注先まで決めることができます。
何度も総会を開催しなくていいような議案書を作成しましょう。
議案書ひとつでその理事会や管理会社のレベルがわかっちゃいます。
そして、
第１号議案 平成２３年度事業報告ならびに決算報告、監査報告
第２号議案 平成２４年度事業予定ならびに予算案
第３号議案 管理委託契約の更新について
第４号議案 役員選任について
この程度の議案しかないようじゃダメですよ。
少しくらい前向きな議案を提出しましょう。
また、この程度の議案しか提案してこないような管理会社は、変更することをお勧めします。