「理事会開催頻度」
５月の通常総会で新任の理事さんが産声を上げていることでしょう。
そして総会で選任された理事さん達の互選（話し合い、というより多くはアミダくじ）で新任理事長さんも目出度く誕生！って季節です。
総会後に引き続き第１回目の理事会を開催し、そこでは新旧理事さんの引継ぎが行われます。
そして６月から新体制で本格的に管理組合活動が開始される、っていうのが一般的な流れです。
６月の理事会では、総会で決まった事業計画のスケジュールや役割分担を決定します。
さらに総会時に「検討します」という回答をしたご意見に対して議論をし、結果を掲示物や議事録で報告しなければなりません。
６月の理事会で決めなければならない大切なことの一つに理事会開催日の設定があります。理事会の招集権者は理事長ですので、理事長の都合が最優先されます。
理事長が出席できる日を理事会開催日とすることになります。
この場合、「毎月第○日曜の○○時から」と決めると他の理事さんも予定が立てやすくなります。
つぶやき主の場合、そのように定例化した上に理事会の１週間前くらいに理事さんへ開催案内と議案書を配布しています。
輪番制で理事就任としている組合さんが多いのですが、議事録なんかで理事さんの出席状況を確認し、「○○さんは理事会へ１度も出席していない。１度も出席しないまま任期切れっていうのはズルい」なんていうクレームもあったりしますので、少しでも出席率を上げる工夫というのが必要です。
年間で何度くらいの理事会開催が必要かっていうと、国交省の指針では望ましい対応として月に１度、標準的な対応として２月に１度とされています。
新築後５年くらい経過すれば居住者もマンションライフに落ち着いてきて、２月に１度でもいいのかもしれませんが、月に１度は開催したいものです。
月に１度となっていますが総会前には、今年度決算の確認、予算案・事業計画・議案の作成などがありますので、月に２～３度開催しなければならなくなります。
つぶやき主が望む理事会開催頻度は年間１５回程度かなって感じです。
管理会社さんからすれば、月に１度であろうが２月に１度であろうが管理組合さんからいただく管理委託料は同じですから、できれば少ない頻度の方がいいに決まっています。
更に言えば、管理規約の改正などを提案すれば、それだけ理事会を沢山開催しなきゃなんないし、資料も必要だし、それでいて委託料は一緒なら、余計な提案はしないでおこうってなります。
また、理事さんの中にも忙しい折に会社を早く帰り、出席しても１円にもならない理事会の開催頻度は少ない方がいいって思っている方もいます。
その考えは改めて、折角管理組合の意思決定の中枢にいてマンションライフって云うのはどうゆうものかを体感できる機会です。
管理会社さんへハッパをかけて月１の理事会開催としましょう。
新任された理事さんが、管理会社さんへ聞きます。
「理事会ってどのくらいの頻度で開催するの？」
このとき、月に１度でお願いしますっていう管理会社ならば素晴らしい。
２月に１度でも何とか合格点かな。
総会前に１～２度という管理会社さんは、月に代わってお・し・お・き よ！！