マンション管理士の独り言・・・８７８
「受任者が来ない」
昨年１２月に開催された臨時総会で理事の一人が欠席しました。
その欠席理事に対して複数人が委任をしていました。
委任した先の人（受任者）が欠席したのです。
その委任状の取り扱いはどうするかで頭をひねりました。
理事もその議案作成にかかわった一人なので、当然ながらその議案には賛成です。
総会に参加した組合員に「この議案は管理組合にとっていいことだから是非賛成してね」って立場ですので、賛成票に組み入れるという措置としました。
民法上本当ならば、受任者が欠席の場合は、更に受任者を選ぶという復代理ということを行うことになりますが、この際、委任者の承諾が必要となります。
管理組合総会の場合、実務的には、受任者の理事が欠席した場合は、理事長を含む他の出席理事を復代理として議決を行うことにならざるを得ません。
本当は委任者に「あなたが委任した○○理事は本総会へ欠席したので、新たに理事長をあなたの受任者としたいがいいですか？」と連絡して承諾してもらう必要がありますが、連絡が取れないことも多く現実的な対応とは言えません。
そこで、このようなややこしい事態になることも考えて、委任状に「受任者が総会へ欠席した場合は、理事長へ一任したものとみなす」という文言を新たに付け加えることとしました。
長くこの仕事をやっているといろんな場面に出くわします。
今回の場合は、理事だったのですが、以前理事長が総会を欠席したことがありました。
前日までは全くそんなそぶりも見せず、当日いきなり欠席です。
ポツリポツリと組合員が集まってくるのに肝心の理事長が来ないので、役員一同青くなって理事長へ連絡しますが、結局連絡も取れずじまいでした。
理事長は、総会の招集権者であり規約では議長を務めることとなっていました。
しかも多くの委任状は、受任者は理事長になっています。
理事長が来ないままでは総会は開催できず、流会とせざるを得ませんでした。
苦労して作った議案書なんかも、全部パーです。
流石に理事長が出席しないことを予想して、議案書や委任状を作成することは出来ませんので、もし今後このような事態になっても、流会にするしか仕方なさそうです。
これから総会の季節です。
決算案・監査報告・事業計画に基づいた予算案、各種議案、ことしは民泊禁止を管理規約に加筆しなければならないので規約改正も必要になってきます。
多くの管理組合さんでは年に１度の総会です。
せっかく皆が集まる貴重な機会ですので、しっかりした議案書を作成しなきゃ、です。
リビオ中井の内覧会が近づいてきました。
精度の高い仕上げになっていることを願います。