マンション管理士の独り言・・・１３０３
「出席票・委任状・議決権行使書」
管理組合総会開催２週間前には、組合員へ議案書を配布します。（標準管理規約では２週間前、区分所有法では１週間前）
そして①出席票と②委任状と③議決権行使書を添付し、どれか一つを提出してね、とします。
わざわざ①出席票、②委任状 ③議決権行使書と番号を付して“どれか一つを提出してね”とするのですが複数提出される方が結構な数います。
①出席票は、敢えて提出してもらわなくてもいいのですが、事前に実出席の人数を把握しておきたいので提出をお願いします。
②委任状は、「総会当日自分は都合がつかず欠席するので、自分の代わりに〇〇〇号室の△△△△さんを代理人として議決権を行使してもらう場合」に提出します。
誰を代理人に選任できるかについてはそのマンションの管理規約によって異なりますので、規約の内容を確認しなきゃデス。
通常、代理人には理事長を選ぶ方が多いのですが、第一交通産業さんのグランドパレスシリーズでは、理事長を代理人に選定することが出来ませんので注意が必要です。
また、代理人の記載のない委任状もあります。
このように代理人の記載のない場合は、”棄権とみなす”或いは”理事長に一任したものとみなす”としている場合がほとんどです。
規約で”総会の議長は、出席者の中から選ぶ”となっている場合に、「代理人を議長」とされている場合もあります。
残念ながらこの委任状は無効とせざるを得ません。
まだ誰が議長に選任されるのかが決まっていない状況で、代理権を付与するわけにいきません。
③議決権行使書は、予め配布された議案書を見て、第１号議案には賛成、第２号議案には反対、第３号議案には・・・・、と賛成か反対かを書面で意思表示するものです。
議決権行使書を添付する際は、読んでその議案の内容がわかるように、読めば賛成か反対かを判断できるような詳しいものとしなければなりません。
議決権行使書について以前は取り入れている管理会社さんは少数でした。
北九州で最大手の日本エスエムさんも議決権行使書を採用していませんでした。
「議決権行使書を採用すると、ただでさえ少ない実出席者が更に少なくなってしまう」というのが理由でした。ごもっともです。
しかし最近では、コロナ禍もあり、実出席者はなるべく少数にしようという思惑でほとんどの管理会社さん、管理組合さんで取り入れるようになりました。
だから、①出席票に加えて②委任状を出されると管理会社さんやつぶやき主は面食らいますし、①出席票と③議決権行使書のペアも扱いに苦慮します。
②委任状と③議決権行使書のペアもそうですが、この場合は他人に意思を委ねる委任状よりも自身の意思が反映されている議決権行使書を優先します。
①出席票と②委任状のペアや①出席票と③議決権行使書のペアの場合は、総会当日この組合員の出席があるかどうかまで待たなければ扱い方を判断できません。
分かりやすいように、懇切丁寧に、赤字で太く「①出席票 ②委任状 ③議決権行使書のいずれかを提出してください」としますが、まだ努力が足りないのかしら・・・。