「議決権行使書」
先日開催された管理組合の定期総会では、議案書の作成から封入、投函、住んでいない方への郵送などを全部一人で行いました。
そして封筒の中には、総会のご案内＋議案書＋委任状＋議決権行使書を入れていました。
総会開催日には日程調整がつかず、当日は欠席される方もいます。
それらの方は、管理規約で定められた要件を満たす人に、委任をすることとなります。
委任の相手方は、通常は、議長や同じマンションに住む知人等が多いようです。
しかし持っている権利を果たすには、出席あるいは委任状の発行という２つの方法だけではありません。
書面により議案に対して賛否を表明する事も出来るのです。
これが議決権行使書というものです。
予め配られた議案書を見て、“第１号議案には賛成、第２号議案には反対、・・・”と意思を表明します。
ですから、配布する議案書には、それを読んだだけで賛成か反対かを表明できる程度に議案の要領が書かれていなくてはなりません。
つぶやき主は仮にも専門家を自負していますから、先日の総会案内には議案の要領を記載したうえで、議決権行使書を同封しました。
当然ですが議決権行使書を提出する組合員は出席扱いとなりますので、欠席の時に必要となる委任状の提出は必要ありません。
配布した総会案内にも、「当日欠席される方は、委任状か議決権行使書のどちらかをご提出下さい」と書いていましたが、委任状も議決権行使書もどちらも提出される方がかなりの数にのぼりました。
この様な場合には、組合員の意思が表明されている議決権行使書が優先されるのは言うまでもありません。
議決権行使書についての理解はまだまだ深くないようです。
管理会社の中には、総会の案内の中に議決権行使書を、初めから入れていないところもあるようです。
通常ならば１年に１度しかない管理組合総会です。あいにく当日出席できない方は、議決権行使書でご自分の権利や意見を表明してはいかがでしょう。